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Comment bien choisir sa salle d'événement ?
Que ce soit pour un mariage, un anniversaire, une réception ou un séminaire, choisir sa salle revêt une importance capitale dans la préparation d’un évènement. De nombreux critères peuvent entrer en compte, à la fois en fonction de vos attentes d’un point de vue de l’ambiance et de l’architecture, mais aussi selon certains facteurs plus pragmatiques, comme la distance, le prix, ou encore la capacité.
En effet, la salle est l’un des aspects principaux d’un évènement réussi. C’est le lieu qui accueillera vos invités pendant plusieurs heures, et ils doivent s’y sentir à l’aise. En parallèle, le charme de l’endroit doit correspondre à la nature et à l’ampleur de votre évènement. Pour toutes ces raisons, nous avons mis en place un répertoire des salles de Belgique, que nous enrichissons chaque semaine.
Face à la richesse de ce choix, comment choisir sa salle d’évènement ? Voici des éléments de réponses pour vous orienter vers le meilleur choix pour vous.
Organiser sa recherche de salle
La recherche d’une salle d’évènement s’inscrit généralement dans un processus long et sérieux, puisqu’il s’agit d’organiser une soirée mémorable pour vos convives. Cette partie de l’organisation doit se faire avec le maximum de préparation. C’est pourquoi il est recommandé de commencer ses recherches le plus tôt possible.
Les caractéristiques de la salle
Retenez bien une chose : c’est la salle qui doit convenir à votre événement, et non l’inverse. Nous vous recommandons d’établir en amont la liste des critères nécessaires au bon déroulement de votre évènement. Vous pourrez ainsi commencer à retenir ou écarter certaines salles, rien qu’en vous basant sur votre budget, la capacité d’accueil, ou la durée de location possible.
Choisir une salle adaptée à son évènement
Dans le même état d’esprit, sachez que la salle dans laquelle vous accueillez vos invités donnera immédiatement le ton de votre évènement. Pour cette raison, le lieu doit correspondre au thème et à l’ambiance que vous souhaitez imposer. Une salle moderne et impersonnelle n’aura pas le même effet qu’un espace rustique ou qu’une salle de réception plus luxueuse.
Faire une première sélection
En prenant en compte à la fois les caractéristiques de la salle et le charme du bâtiment en fonction de votre évènement, vous pourrez alors effectuer une première liste objective des lieux qui vous correspondent. Pour affiner cette sélection, il conviendra de prendre en compte d’autres facteurs, plus personnels.
Le choix définitif de votre salle de location
Une fois votre première liste prête, il s’agit d’établir quelles salles, parmi celles que vous avez sélectionnées, répondent le plus précisément aux attentes en fonction de votre évènement et de vos invités. Là, d’autres critères sont à prendre en considération pour louer une salle. Ceux-ci, bien qu’arrivant en second lieu, doivent être examinés avec tout autant d’intérêt.
L’accès et l’hébergement
Il s’agit d’une question à se poser en fonction de vos convives. Selon les moyens de transport dont ils disposent, et l’éloignement de la salle par rapport à leur lieu de résidence, vous devez penser à la facilité avec laquelle vos invités pourront se rendre à votre évènement. La question du logement dans les environs pour les personnes venant de loin peut aussi se poser.
Le matériel et la logistique
Toutes les salles ne proposent pas les mêmes prestations, et leurs moyens peuvent varier du tout au tout. Faites le point sur le matériel qui peut être mis à votre disposition (chaises, tables, équipements audio ou vidéo, cuisine équipée), ainsi que la logistique disponible sur place (chariots de transports, entrepôt…).
Les équipements
Enfin, d’autres critères plus généraux sont à prendre en compte, comme les installations et dispositifs dont la salle est équipée. Cela peut concerner, par exemple, le chauffage ou la climatisation, mais aussi les dispositifs de sécurité (incendie, intrusion), ou encore la présence d’une scène ou de pièces annexes.
N’oubliez pas d’étudier les conditions de votre salle d’événement !
Après avoir affiné votre sélection, viendra le temps de contacter chaque salle afin d’en savoir plus, ou même de procéder à une réservation. C’est également le moment de se renseigner sur les conditions spécifiques à chaque lieu.
En effet, au-delà des garanties et des moyens de paiement qui peuvent changer d’une salle à l’autre, certaines d’entre elles mettent en place des collaborations avec des prestataires locaux (traiteurs, animateurs…), qui peuvent alors être imposés pour votre évènement.
Cela peut être le cas pour l’animation de la soirée, la cuisine et le service, ou encore pour l’équipe assurant la sécurité. De même, certaines salles proposent la mise à disposition d’un service de ménage, tandis que d’autres attendent de vous que vous vous en occupiez.
N’hésitez pas à prendre connaissance de l’ensemble des conditions avant de faire votre choix définitif.
L’organisation, la clé pour une location de salle réussie
Quel que soit votre évènement, son organisation doit être minutieuse et suivie avec attention. Cela vaut également pour la recherche d’une salle. Procéder par élimination, en prenant en compte des critères de plus en plus restrictifs, permet d’affiner sa sélection au fur et à mesure, pour finir par trouver la salle idéale.
Quoiqu’il arrive, ne perdez jamais de vue que c’est à la salle de s’adapter à vous, et non l’inverse !
